Je team is weer compleet, maar toch is er iets veranderd

Het is september. De meeste collega’s hebben inmiddels hun koffers uitgepakt, de zonnebrand opgeborgen en zijn weer opgeladen om met hun eigen werk aan de slag te gaan. Je team is weer als vanouds. En toch… Iets is veranderd. Het team lijkt niet meer helemaal te kunnen aarden. Het lijkt alsof het stroef loopt in het team. Hoe kan dit? En nog belangrijker, wat kan jij hier als leidinggevende aan doen? 

Tijdens de vakantie roei je met de riemen die je hebt. Werkzaamheden worden vaak onderverdeeld bij teamleden die daar normaliter niet verantwoordelijk voor zijn. Er is een overdracht voorafgaand de vakantie geweest en binnen de organisatie zijn er tijdelijk andere aanspreekpunten. Niet alles kan opgevangen worden. En hoewel de vakantieperiode rustiger genoemd wordt, kunnen de nodige urgente zaken langs blijven komen. Collega’s werken buiten hun comfort zone en op basis van tijdelijke afspraken. Dat is al reden genoeg voor verstoringen.

Het bekende is doorbroken

Deze andere manier van werken heeft ook invloed gehad op je teamleden. Iemand heeft bijvoorbeeld extra ingezet getoond in de zomerperiode en heeft het gevoel dat anderen dat niet zien of waarderen en is daardoor gefrustreerd geraakt.  Een andere collega’s heeft tijdelijk ondersteuning geboden en heeft uitgesproken ideeën wat niet goed is aan processen en hoe het nog beter kan. Kortom: de bekende manier van werken is doorbroken. Er zijn meer onduidelijkheden en zaken lopen niet zoals gewenst.

Rollen en taken worden daarom opnieuw beoordeeld. Gaan de taken terug naar de oude eigenaar, nu het team weer compleet is? Ook als iemand anders zich nu wellicht verantwoordelijk voelt? Wat gebeurt er met de urgente taken die nu eigenlijk geen ‘echte’ eigenaar hebben?

Als leidinggevende signaleer je waarschijnlijk deze disbalans. Er ontstaat frictie tussen je teamleden. Ze willen bijvoorbeeld werkzaamheden niet meer doen of hebben een andere energie dan voorheen. Waar ligt dit aan?

Verstoorde balans

Binnen systemische organisatietransities gaan we uit van drie kernprincipes: binding, ordening en balans. Tijdens een periode waarin het team onderbezet of onder druk komt te staan, kunnen er verstoringen ontstaan. De binding is verbroken, mensen zijn afgeschakeld en moeten opnieuw de connectie maken met hun werk en collega’s. De ordening, wie welke plek heeft en de helderheid van verantwoordelijkheden is door nieuwe eigenaren van taken en verschuiving van deze verantwoordelijkheden veranderd. En de balans van geven en nemen kan uit evenwicht raken: mensen hebben meer of minder gedaan dan normaal en hebben daar niet de juiste erkenning voor gekregen.

Het team zal proberen een nieuw evenwicht te vinden: Het systeem probeert zich te herstellen, maar dat proces kan stroef of schoksgewijs verlopen en gepaard gaan met   ander gedrag. Het kan aanvoelen alsof “het team er weer is, maar het klopt nog niet helemaal.”

Belangrijk om te beseffen: deze verstoringen zijn geen fouten, maar signalen. Ze vragen niet om snelle oplossingen of controle, maar om bewust leiderschap dat ruimte maakt voor wat zich opnieuw wil vormen.

Wat heb je als leidinggevende te doen?

Het allerbelangrijkste: vertraag. Ga niet meteen in de oplossingsstand, maar kijk wat er gebeurd is. Laat mensen landen, voor je je richt op het stellen van doelen. Organiseer daarbij het open gesprek binnen het team: wat is er veranderd sinds we uit elkaar zijn gegaan?

Kijk daarbij bewust naar de posities in het team. Welke rol of plek hebben mensen ingenomen in de zomervakantie en past dit nog? Zijn er mensen die zich stilhouden, of juist veel hebben bijgedragen? Erken wat er is gebeurd en benoem dit. Benoemen geeft erkenning. En erkenning herstelt de balans.

Vervolgens kun je de ordening herstellen door helderheid te scheppen over rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen. Het team zoekt richting en die kan jij als leider bieden. Anders zal iemand anders, wellicht onbewust, dat waarschijnlijk doen.

Wees dus een zichtbare leider. Niet door hard te sturen op resultaten, maar door aanwezig te zijn, het grotere geheel te zien en oog te hebben voor de systemische principes. Kijk naar de beweging tussen mensen. Door naar de dynamieken te kijken en dit nader te onderzoeken, ontstaat het besef welke interventie het meeste effect kan hebben.

Systemisch coach

Vind je het lastig dit zelf te herkennen? Maar voel je wel aan dat je team zo’n interventie nodig heeft? Bij Ngenious helpen onze systemische coaches om je te leren zien wat er specifiek in jouw team gebeurt. We gaan naast je staan en helpen je om zelf de patronen van je team te herkennen en ermee aan de slag te gaan. Neem contact met ons op voor meer informatie.