Deep democracy: de stem van de afwijkende mening

Hoe je de rustige collega ook aan het woord krijgt in vergaderingen

Wellicht een bekend probleem: er is een vergadering gepland om met het team aan de doelen voor aankomend jaar te werken. Iedereen heeft zich netjes voorbereid, maar op het moment dat de vergadering start begint het bekende probleem: dezelfde drie collega’s nemen het woord. En de rest houdt zich afzijdig. Niet omdat ze geen input hebben, maar hun ruimte al ingenomen wordt. Tegen de tijd dat ze zich vrij voelen om een opmerking te maken, is de beslissing al genomen. Hoe kan jij hier als leidinggevende scherp op zijn? En nog belangrijker, hoe voorkom je dit?

Binnen de methode Deep Democracy gaat het precies hier over: het belang dat alle stemmen worden gehoord, ook de minderheidsstem of wat in de onderstroom leeft. Het uitgangspunt is dat de wijsheid van een groep pas volledig is als ook de spanning, twijfel en afwijkende meningen een plek krijgen in het gesprek.

Waarom wordt de onderstroom niet gehoord?

Om te kunnen beantwoorden hoe je de onderstroom of minderheid de ruimte kan geven, moet je eerst achterhalen waarom dit niet gebeurt.  Hier zijn vaak verschillende redenen voor:

1. Drang naar harmonie

Groepen hebben de neiging om onenigheid te vermijden. Iemand die met een alternatieve mening komt, wordt al snel gezien als lastig of negatief. Als een teamlid het gevoel heeft dat zijn of haar mening meteen de kop in wordt gedrukt, zal hij of zij niet de moeite nemen om hun mening op tafel te leggen. Het is dus belangrijk een cultuur te creëren waar iedereen zich veilig voelt om iets te zeggen.

2. De tijd dringt

We hebben het allemaal druk op kantoor. Jij ook. En jouw teamleden ook. Het liefst willen we allemaal zo snel mogelijk tot een oplossing komen. Als we vijf minuten tijd overhouden aan het eind van de meeting, wordt dat gezien als winst. Fijn, dan kan ik nog even een kopje koffie halen.

Zonde! Zo zal er geen draagvlak gecreëerd kunnen worden voor mensen om een alternatieve mening te geven. Dat zou immers het tempo van de beslissing in de weg kunnen staan. Bouw letterlijk rust in. Wie weet wat voor mooie dingen er ontstaan als de groep even stilvalt.

3. Sturen op rust

Niet alleen voelt de groep zelf de druk om snel te werken, ook als leider heb je hier invloed in. Is jouw eerste vraag altijd: “wat levert het op?” Of “hoe kunnen we dit zo efficiënt mogelijk doen?”, dan moet je misschien ook even naar jezelf kijken. Dit zijn allemaal resultaatgerichte vragen. En snel. Leer zelf ook te pauzeren, een letterlijke adempauze in te lassen. Daar heeft je team baat bij.

4. Stilte is niet hetzelfde als instemming

“Is iedereen het ermee eens?”. Een bekende vraag? Ga maar eens nee zeggen als je leidinggevende dit vraagt. Zeker als je ziet dat je collega tegenover je al aanstalten maakt om weg te lopen. Leer als leidinggevende open vragen te stellen. En echt naar het antwoord te willen luisteren.

Hoe krijg je de onderstroom wel boven tafel?

1. Stel expliciet de vraag: wie denkt iets anders?

Stel de vraag gewoon. Wie kijkt er anders tegen het onderwerp aan? Wat hebben we nog niet besproken, maar is wel belangrijk om te doen? Door de vraag open te stellen, maak je helder dat die mening er mag zijn. Ook. Juist.

2. Vertraag

Misschien nog wel het allerbelangrijkste. Heb je de vraag zojuist gesteld aan de groep? Houd je daarna stil. Ga niet meteen door naar je eindconclusie als er niet binnen een paar seconden een antwoord komt. Laat mensen de ruimte nemen na te denken. Hebben ze alles gezegd wat ze willen zeggen? Soms hebben ze ook zelf de tijd nodig om te kunnen reflecteren.

3. Check de onderstroom actief

Het is niet altijd wat er gezegd wordt, maar wat je aanvoelt in de sfeer. Gaat iemand zuchten? Valt het plots stil? Lijkt iemand onderuitgezakt te zijn? Laat het niet gaan. Benoem het bewust. Ik voel spanning; ik zie een aarzeling. Door respectvol te vragen naar de signalen, nodig je uit tot een open gesprek.

4. Vind een werkvorm die past

Merk je dat mensen toch nog teveel met elkaar instemmen, vind dan een werkvorm waarin de eigen mening voorop staat. Vraag ze bijvoorbeeld van tevoren om hun mening op een briefje te schrijven en ga deze later na. Zo weet je zeker dat mensen zich niet laten beïnvloeden door een ander.

Mijn groep reageert nog steeds niet

Heb je het actief uitgevraagd, ben je stil gebleven en heb je een geschikte werkvorm proberen te vinden waarin mensen afwijkende meningen kunnen geven, maar voel je nog steeds dat de groep niet lekker meebeweegt. Dan is er wellicht meer aan de hand en kan het raadzaam zijn een systemisch coach in te schakelen. Deze kijkt naar de groepsdynamiek en de onderstroom en kan hier samen met jou als leidinggevende, of samen met het hele team, concrete verbeteringen in maken.

Benieuwd hoe een systemisch coach te werk zou gaan in jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.